Здача документів в архів, підготовка документів

  1. Проведення експертизи цінності документів
  2. оформлення справ
  3. складання опису

Підготовка документів для подальшої здачі в архів є завершальним етапом діловодства Підготовка документів для подальшої здачі в архів є завершальним етапом діловодства. Дана процедура проводиться в кілька етапів. До основних можна віднести: проведення експертизи цінності документів, оформлення справ та складання опису.

Проведення експертизи цінності документів

Дана процедура покликана виявити та розмежувати документи за трьома основними категоріями:

  • Підлягають для передачі в архів - справи постійного і тимчасового терміну зберігання понад 10 років, а також з особового складу.
  • Призначені для зберігання в структурних підрозділах організації - документи тимчасового терміну зберігання до 10 років включно.
  • виділені до знищення документи .
  • Залежно від того, до якої з категорій буде віднесено справу, воно підлягає або спрощеним, або повного оформлення для подальшої передачі в архів.

    оформлення справ

    Повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового зберігання понад 10 років. При цьому дана процедура має на увазі проведення таких робіт:

    • Нумерація аркушів справи. Проводиться з метою закріплення порядку розташування документів і забезпечення їх збереження. При цьому число листів в одній справі не повинно бути більше 250.
    • Складання засвідчувального напису. Вона містить докладну інформацію про всі пронумерованих аркушах справи (їх кількості, пропущених, літерних номерах і т.д.). Лист-засвідчувач, як правило, поміщається в кінець справи перед виконанням палітурки.
    • Внутрішній опис документів (за потребою). Складається для обліку особливо цінних документів, наприклад, в особистих або судових справах. Вона містить інформацію про номери, видах і короткому змісті таких документів і т.д.
    • Підшивка. Перед плетінням із справи видаляються всі металеві кріплення. Підшивка виконується в 4 проколи з використанням картонній обкладинки. При цьому необхідно стежити за тим, щоб після оформлення палітурки текст документів можна було прочитати.

    Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна оформляти за спрощеними правилами. Зокрема, немає необхідності нумерувати листи, складати лист-засвідчувач і систематизувати документи. Крім того, вони можуть залишатися в звичайних папках-скоросшивателях, без виконання палітурки.

    складання опису

    Опис в обов'язковому порядку складається на всі справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Її основне призначення - забезпечити облік, збереження і систематизацію всіх одиниць, що передаються в архів.

    Даний документ складається за встановленою формою і містить розгорнуту інформацію по кожній справі (номер, індекс, заголовок, дата закладу, кількість аркушів і т.д.). Ці відомості називаються описовими статтями. Під останньою з них, в кінці документа, робиться підсумковий запис, що містить інформацію про кількість справ, які числяться в опису, і особливості їх нумерації.

    Тільки після узгодження і підписання опису уповноваженими особами стає можливою здача документів в архів.

    Новости

    Укладка длинных волос - рассмотрим все варианты
    Символом женственности и красоты являются длинные волосы. Несмотря на это, каждодневный уход и укладывание забирают много времени и сил. Однако каждая женщина, имея желание, может научиться тому, как красиво

    Завивка волос на длительное время: виды долговременной укладки, какая лучше и как сделать дома (видео и отзывы)
    Каждой женщине хочется быть обладательницей красивой и аккуратной прически. Долговременная укладка позволяет решить данную задачу и избавляет девушку от необходимости тратить каждый день много времени

    Стрижка лесенка на длинные волосы: техника и укладка
     Прежде чем рассмотреть, как делается стрижка «лесенка» на длинные волосы, ответим на весьма распространенный вопрос, который задают себе модницы – чем лесенка отличается от каскада? Обе эти прически

    Мужской воск для волос: какой выбрать, как пользоваться?
    Оказывается, не только женщины сталкиваются с трудностью выбора стайлинговых средств, но и сильная половина человечества постоянно задается вопросом, какими особенностями должны обладать мужские воски

    Лучшие фен-щетки для волос
    Каждый день, укладывая волосы, женщины, сталкиваются с определёнными трудностями. Процедура укладки отбирает много времени, а посещать салоны красоты не всем по карману. Поэтому в последнее время популярностью

    Долговременная укладка на средние волосы, фото
    Долгое время в моде были идеально прямые, блестящие волосы. Однако кудри не сдают своих позиций и триумфально возвращаются на подиумы. Крупные локоны или мелкие завитки, элегантные волны или заборные

    Вечерняя укладка на короткие волосы с фото
    Традиционно считается, что женщина должна носить «длинную косу». Однако в последние десятилетия все больше дам отдает предпочтение коротко стриженным волосам. Это может быть прическа «под мальчика» или

    Фен-щетка с вращающейся насадкой: отзывы, как выбрать
    Пожалуй, у многих женщин создание ежедневной укладки занимает немало времени, а если вдруг необходимо подготовиться к торжественному вечеру, то заниматься прической можно далеко не один час. Конечно, есть

    Какая фен-щетка с вращающейся насадкой лучше
    Сегодня не обязательно посещать салоны красоты, чтобы стать обладательницей шикарной прически. Достаточно заручиться поддержкой соответствующей техники, чтобы сотворить роскошные кудри или выпрямить волосы.

    Биозавивка для волос в домашних условиях (пошаговая инструкция)
    Так уж сложилось, что почти все девушки хотят обладать тем, чем природа их не наделила. В результате представительницы завитушек и кудрей выпрямляют волосы, а обладательницы прямых прядей, напротив, хотят