Підготовка документів для подальшої здачі в архів є завершальним етапом діловодства. Дана процедура проводиться в кілька етапів. До основних можна віднести: проведення експертизи цінності документів, оформлення справ та складання опису.
Проведення експертизи цінності документів
Дана процедура покликана виявити та розмежувати документи за трьома основними категоріями:
Залежно від того, до якої з категорій буде віднесено справу, воно підлягає або спрощеним, або повного оформлення для подальшої передачі в архів.
оформлення справ
Повному оформленню підлягають справи постійного і тимчасового зберігання понад 10 років. При цьому дана процедура має на увазі проведення таких робіт:
- Нумерація аркушів справи. Проводиться з метою закріплення порядку розташування документів і забезпечення їх збереження. При цьому число листів в одній справі не повинно бути більше 250.
- Складання засвідчувального напису. Вона містить докладну інформацію про всі пронумерованих аркушах справи (їх кількості, пропущених, літерних номерах і т.д.). Лист-засвідчувач, як правило, поміщається в кінець справи перед виконанням палітурки.
- Внутрішній опис документів (за потребою). Складається для обліку особливо цінних документів, наприклад, в особистих або судових справах. Вона містить інформацію про номери, видах і короткому змісті таких документів і т.д.
- Підшивка. Перед плетінням із справи видаляються всі металеві кріплення. Підшивка виконується в 4 проколи з використанням картонній обкладинки. При цьому необхідно стежити за тим, щоб після оформлення палітурки текст документів можна було прочитати.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна оформляти за спрощеними правилами. Зокрема, немає необхідності нумерувати листи, складати лист-засвідчувач і систематизувати документи. Крім того, вони можуть залишатися в звичайних папках-скоросшивателях, без виконання палітурки.
складання опису
Опис в обов'язковому порядку складається на всі справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Її основне призначення - забезпечити облік, збереження і систематизацію всіх одиниць, що передаються в архів.
Даний документ складається за встановленою формою і містить розгорнуту інформацію по кожній справі (номер, індекс, заголовок, дата закладу, кількість аркушів і т.д.). Ці відомості називаються описовими статтями. Під останньою з них, в кінці документа, робиться підсумковий запис, що містить інформацію про кількість справ, які числяться в опису, і особливості їх нумерації.
Тільки після узгодження і підписання опису уповноваженими особами стає можливою здача документів в архів.
